Choisir d'externaliser votre programme de relocalisation des employés est une tâche considérable mais nécessaire pour rester compétitif dans votre recherche des meilleurs talents. Pour les employeurs qui ont déjà choisi un fournisseur de services de relocalisation, l'étape la plus importante de votre relation commence maintenant : La mise en œuvre.
La mise en œuvre consiste à développer ou à partager vos politiques de relocalisation existantes avec votre fournisseur, à adapter la technologie du fournisseur pour qu'elle corresponde à ces politiques, à mettre en correspondance les flux de travail des processus, à déterminer les exigences en matière de facturation et de dépenses, et tout ce qui permet à votre programme de relocalisation d'être opérationnel.
Pour tout fournisseur de services de relocalisation, le rôle et l'objectif fondamentaux d'un processus de mise en œuvre formel sont de garantir que les directives et les contrôles sont en place pour fournir à vos employés des services de relocalisation cohérents et de qualité supérieure tout en respectant vos normes de performance.
Mise en place d'une nouvelle société de gestion des déménagements
Dans le cadre d'une mise en œuvre typique des services de relocalisation, le fournisseur recueille toutes les informations nécessaires sur votre processus de relocalisation actuel afin de comprendre ce qui suit :
- Une cartographie de l'état actuel de votre programme de relocalisation.
- La nécessité de créer une politique et de procéder à une analyse comparative avec vos concurrents
- Les exceptions qui peuvent se produire lorsque vos politiques ne correspondent pas toujours aux besoins des employés.
- Identification des dépenses payées et du mode de livraison
- Intégration du ou des systèmes de paie et confirmation des majorations d'impôt accordées à vos employés
- Confirmation de tous les contrats, partenariats, processus et dépenses de tiers pour des entreprises telles que les agences immobilières, les sociétés de transport et les prestataires de services internationaux travaillant directement avec vos employés.
Plan de mise en œuvre
Une bonne règle de base pour mettre en œuvre des services de relocalisation est de diviser le processus en phases plus faciles à gérer. Chez WHR Group, nous divisons le processus de mise en œuvre en six phases différentes pour nos nouveaux clients :
- Démarrage : Planifiez une réunion sur place, remplissez tous les contrats et préparez un guide de mise en œuvre officiel basé sur votre politique et les termes du contrat.
- Transition : Finaliser le calendrier de mise en œuvre avec les dates de début et de fin, et établir le processus pour les relocalisations déjà en cours avec un calendrier correspondant.
- Premières étapes : Rédigez les flux de processus pour tous les services, et identifiez les éléments livrables pour les tierces parties privilégiées.
- Paie : Décrire le processus de facturation, de paie et de dépenses avec tous les éléments livrables.
- Technologie : Assurez-vous que le personnel informatique du fournisseur de la délocalisation mettra à jour la technologie de l'entreprise avec les spécificités de votre politique et les exigences financières.
- Formation : Le fournisseur doit organiser une formation interne sur votre politique et vos procédures, programmer une formation avec votre équipe de relocalisation/administration sur l'utilisation de la technologie du fournisseur, programmer une réunion interne pour examiner le processus sur les exceptions à votre politique, et assurer une compréhension fondamentale de votre culture et de vos besoins avec chaque membre du personnel du fournisseur sur votre compte.
Relocalisations en cours
Si vous avez déjà un fournisseur de services de relocalisation mais que vous transférez votre programme à un nouveau fournisseur, assurez-vous que ce dernier a mis en place un plan pour les employés en cours de relocalisation.
Ce plan de transition pourrait ressembler à celui du groupe WHR, qui garantit un processus aussi peu perturbant que possible pour tous les employés qui déménagent :
- Propriétaires de maison : Ces relocalisations doivent rester chez le fournisseur actuel pendant le processus de vente de la maison.
- Non-propriétaires ou locataires : Ces déménagements doivent rester chez le fournisseur actuel, sauf s'ils sont en attente et peuvent être facilement transférés au nouveau fournisseur.
- Processus de dépenses : Dans la mesure du possible, ces dossiers doivent être complétés avec le fournisseur actuel jusqu'à la fin de l'année (ou de votre année fiscale) pour éviter toute confusion avec deux équipes différentes qui calculent la taxe et fournissent des rapports.
- Le transport : Pour les déménagements d'articles ménagers en cours, l'employé terminera très probablement cette phase avec le fournisseur actuel. Pour les déménagements qui n'ont pas encore commencé, les services de transport peuvent être transférés au nouveau fournisseur en fonction du statut et du calendrier des autres services de réinstallation de chaque employé.
Calendrier type de mise en œuvre
En fonction de la taille de votre programme de relocalisation, le processus de mise en œuvre typique est de 4 semaines. Cela comprend l'ensemble du processus, de la première réunion sur place à la mise en service.
Ce délai dépend bien sûr de nombreux facteurs, notamment de la disponibilité et de l'accessibilité de vos actionnaires clés. Le fournisseur de services de relocalisation doit coordonner votre calendrier afin d'inclure des réunions spécifiques avec les personnes appropriées pour qu'elles participent à tous les processus de relocalisation. Ces réunions peuvent varier en fonction de la portée, de la complexité et de la taille de votre programme de relocalisation, mais l'impact sur votre calendrier devrait être minime si votre fournisseur de services de relocalisation le planifie correctement.
Le plan de mise en œuvre complet avec votre fournisseur de services de relocalisation pourrait ressembler à ceci :
Le délai de mise en œuvre peut être ajusté en fonction des besoins de votre entreprise. Dans des circonstances particulières, comme dans le cas d'un fournisseur existant peu performant, le WHR Group a implanté de nouveaux clients en une à deux semaines.
Frais de mise en œuvre
Les fournisseurs de services de relogement ne doivent généralement pas facturer de frais liés à la mise en œuvre de votre programme ou à la mise en place de la technologie.
L'objectif du fournisseur est de limiter les frais de prise en charge. Toutefois, en fonction des services transférés et de l'avancement de la réinstallation de vos employés, des frais de service peuvent être applicables. Assurez-vous de les passer en revue avec votre nouveau fournisseur dès le début du processus de mise en œuvre, car des frais de service complets pourraient ne pas être applicables.
