Het beheer van verhuiskosten is een ingewikkeld en stressvol proces. Werknemers die verhuizen kunnen bijna een dozijn onkostendeclaraties hebben die ze in de loop van hun verhuizing moeten indienen, wat moeilijk kan zijn voor de werknemer om zelf te financieren. Uit het rapport van de Federal Reserve over de economische welvaart van Amerikaanse huishoudens in 2017 bleek dat 4 op de 10 volwassenen zou lenen, iets zou verkopen of niet in staat zou zijn om te betalen als ze te maken zouden krijgen met een nooduitgave van 400 dollar. Gezien deze gegevens kan het zelf financieren van tientallen uitgaven een individu behoorlijk hard raken. Een naadloos en efficiënt proces voor het beheer van verhuiskosten is van cruciaal belang voor het algehele welzijn van de verhuizing. We hebben vijf eenvoudige tips samengesteld om de nauwkeurigheid en tijdigheid van de verhuiskostenvergoedingen aan te pakken.
Tip 1 - Communiceer over de tijdlijn.
Door het ingewikkelde onderzoeksproces van WHR hebben we ontdekt dat er een direct verband bestaat tussen de tijdigheid van terugbetaling en de tevredenheid van werknemers. We kunnen het belang van een snelle terugbetaling niet genoeg benadrukken, vooral gezien bovenstaande statistiek van de Federal Reserve. Door uitgebreid te communiceren met werknemers die verhuizen over de tijdlijn, kunnen ze beter plannen en weten ze wanneer ze de vergoeding kunnen verwachten.
Tip 2 - Zorg voor nauwkeurigheid met een dubbele beoordeling.
Nauwkeurigheid is essentieel bij het beoordelen van onkostendeclaraties, dus het is een must om meer dan één oog te hebben op elk item voordat er wordt vergoed. Bij WHR wordt één controle uitgevoerd door de beleidsexpert en een andere door een boekhoudkundig teamlid. Dit zorgt voor naleving en nauwkeurigheid.
Tip 3 - Zorg voor een eenvoudige, gebruiksvriendelijke en toegankelijke werknemersinterface.
Gebruik een online onkostendeclaratiesysteem dat overal toegankelijk is, 24/7/365. Door werknemers de mogelijkheid te geven om bonnetjes te uploaden vanaf hun telefoon of tablet, bespaar je tijd en de kopzorgen van het inscannen van talloze bonnetjes. Dit is ook handig als werknemers op reis zijn.
Tip 4 - Gebruik aangepaste onkostendeclaraties.
Om de beoordeling van onkostendeclaraties te stroomlijnen, maak je aangepaste rapporten voor elk relocatiebeleid. Dit zorgt er niet alleen voor dat werknemers zich houden aan de beleidsvoordelen, maar helpt ook het beoordelingsproces voor je team. Als je een online technologie gebruikt, zorg er dan voor dat de beleidsparameters in het systeem zijn ingebouwd. Dit verkleint de kans op een uitzonderingsaanvraag, waardoor de tijd om te controleren en de tijd om te vergoeden alleen maar toeneemt.
Tip 5 - Juistheid en veiligheid van betalingsgegevens.
De juistheid van de betalingsinformatie is van het grootste belang voor accurate, tijdige terugbetalingen. Bij WHR vereist onze eigen technologie dat alleen de verhuizende werknemer de velden met betalingsinformatie kan bewerken. Er wordt ook een verificatiecode naar hen gemaild om hun identiteit te verifiëren voordat ze informatie invoeren of bewerken. Daarnaast moeten beveiligingsmaatregelen om hacking of phishing te voorkomen duidelijk worden gedocumenteerd en bewezen door middel van technologische audits.
Kijk eens goed naar je huidige onkostenbeheerproces en kijk of deze tips worden opgevolgd. Zo niet, maak dan een actieplan om je programma af te stemmen op deze basisvereisten. Onthoud: een goed beheer van de verhuiskosten kan een verhuizing maken of breken.
