स्थानांतरण व्यय प्रबंधन एक जटिल, तनावपूर्ण प्रक्रिया है। स्थानांतरित होने वाले कर्मचारियों के पास लगभग एक दर्जन व्यय रिपोर्ट हो सकती हैं जिन्हें वे अपने स्थानांतरण के दौरान जमा करेंगे, जिसे कर्मचारी के लिए स्वयं निधि देना मुश्किल हो सकता है। 2017 में अमेरिकी परिवारों की आर्थिक भलाई पर फेडरल रिजर्व की रिपोर्ट में पाया गया कि 10 में से 4 वयस्क या तो उधार लेंगे, कुछ बेचेंगे, या $400 के आपातकालीन व्यय का सामना करने पर भुगतान करने में सक्षम नहीं होंगे। इस डेटा को देखते हुए, दर्जनों खर्चों का स्वयं-निधिकरण किसी व्यक्ति को काफी मुश्किल में डाल सकता है। स्थानांतरण के समग्र कल्याण के लिए एक निर्बाध, कुशल स्थानांतरण व्यय प्रबंधन प्रक्रिया महत्वपूर्ण है। हमने स्थानांतरण प्रतिपूर्ति की सटीकता और समयबद्धता को संबोधित करने के लिए पाँच सरल सुझाव संकलित किए हैं।
टिप 1 – समयसीमा के बारे में अधिक बताएं।
WHR की जटिल सर्वेक्षण प्रक्रिया के माध्यम से, हमने पाया है कि प्रतिपूर्ति की समयबद्धता और कर्मचारी संतुष्टि के बीच सीधा संबंध है। हम फंड के त्वरित बदलाव के महत्व पर पर्याप्त जोर नहीं दे सकते, खासकर फेडरल रिजर्व के उपरोक्त आंकड़ों को देखते हुए। स्थानांतरित होने वाले कर्मचारियों के साथ समय-सीमा के बारे में अत्यधिक संवाद करने से उन्हें तदनुसार योजना बनाने और प्रतिपूर्ति की उम्मीद कब करनी है, यह जानने में मदद मिल सकती है।
टिप 2 – दोहरी समीक्षा से सटीकता सुनिश्चित करें।
व्यय रिपोर्ट समीक्षा में सटीकता महत्वपूर्ण है, इसलिए प्रतिपूर्ति से पहले प्रत्येक आइटम पर एक से अधिक लोगों की नज़र होना ज़रूरी है। WHR में, एक समीक्षा नीति विशेषज्ञ द्वारा पूरी की जाती है और दूसरी लेखा टीम के सदस्य द्वारा की जाती है। इससे अनुपालन और सटीकता सुनिश्चित होती है।
टिप 3 – एक सरल, उपयोग में आसान, सुलभ कर्मचारी इंटरफ़ेस रखें।
एक ऑनलाइन व्यय प्रस्तुतिकरण प्रणाली स्थापित करें जिसे कहीं भी, 24/7/365 एक्सेस किया जा सके। कर्मचारियों को अपने फ़ोन या टैबलेट से रसीदें अपलोड करने की सुविधा देने से समय की बचत होती है और अनगिनत रसीदों को स्कैन करने की परेशानी से भी छुटकारा मिलता है। यह तब भी मददगार होता है जब कर्मचारी यात्रा कर रहे होते हैं।
टिप 4 – कस्टम व्यय रिपोर्ट का उपयोग करें।
व्यय रिपोर्ट की समीक्षा को सरल बनाने के लिए, प्रत्येक स्थानांतरण नीति के लिए कस्टम रिपोर्ट बनाएं। यह न केवल यह सुनिश्चित करता है कि कर्मचारी नीति लाभों का अनुपालन करते रहें, बल्कि आपकी टीम के लिए समीक्षा प्रक्रिया में भी मदद करता है। यदि आप ऑनलाइन तकनीक का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि सिस्टम में आपके नीति पैरामीटर अंतर्निहित हैं। इससे अपवाद अनुरोध की संभावना कम हो जाएगी, जिससे समीक्षा करने और प्रतिपूर्ति करने का समय ही बढ़ जाता है।
टिप 5 – भुगतान जानकारी की शुद्धता और सुरक्षा।
भुगतान जानकारी की शुद्धता सटीक, समय पर प्रतिपूर्ति के लिए सर्वोपरि है। WHR में, हमारी स्वामित्व वाली तकनीक के लिए आवश्यक है कि केवल स्थानांतरित होने वाला कर्मचारी ही भुगतान जानकारी फ़ील्ड को संपादित कर सकता है। जानकारी इनपुट करने या संपादित करने से पहले उनकी पहचान सत्यापित करने के लिए उन्हें एक प्रमाणीकरण कोड भी ईमेल किया जाता है। इसके अतिरिक्त, हैकिंग या फ़िशिंग को रोकने के लिए सुरक्षा उपायों को स्पष्ट रूप से प्रलेखित किया जाना चाहिए और प्रौद्योगिकी ऑडिट के माध्यम से सिद्ध किया जाना चाहिए।
अपनी वर्तमान व्यय प्रबंधन प्रक्रिया पर ध्यान से नज़र डालें और देखें कि क्या इन सुझावों का पालन किया जा रहा है। यदि नहीं, तो इन मुख्य आवश्यकताओं के साथ अपने कार्यक्रम को फिर से संरेखित करने के लिए एक कार्य योजना बनाएं। याद रखें: एक अच्छी तरह से संचालित स्थानांतरण व्यय प्रबंधन प्रक्रिया स्थानांतरण को सफल या असफल बना सकती है।
