9 éléments à inclure dans votre prochain appel d'offres pour la gestion des déménagements

Si vous avez déjà créé une demande de proposition pour des services de relocalisation d'employés, vous savez à quel point ce processus peut être stressant et long.

La plupart des entreprises disposent de calendriers détaillés pour l'envoi des appels d'offres, la réception des questions des soumissionnaires, les réponses aux questions et la réception des réponses complètes des soumissionnaires. Cependant, le calendrier ne tient pas toujours compte du temps nécessaire à la réalisation de certains de ces éléments. Parfois, les PMR ont des dizaines de questions auxquelles il faut répondre, ce qui peut prendre beaucoup de temps. Cela peut entraîner des prolongations et des retards que vous n'aviez pas prévus lors de l'appel d'offres.

C'est pourquoi nous avons présenté neuf des questions les plus courantes que les PMR posent après avoir reçu une demande de propositions. L'astuce consiste à répondre à ces questions dès le départ dans votre demande de propositions, avant même de l'envoyer à un CMR. Cela vous fera gagner beaucoup de temps dans le processus de questions et réponses et permettra à chaque soumissionnaire de vous fournir un devis qui répond exactement à vos besoins, éliminant pratiquement tous les frais supplémentaires non prévus dans la demande de propositions ou l'offre qui en résulte.

Quelles sont vos instructions de soumission ?

Certaines entreprises préfèrent une soumission électronique de chaque PMR, tandis que d'autres préfèrent des copies papier reliées ou des clés USB. En outre, certaines entreprises créent des portails personnalisés que le PMR doit utiliser pour soumettre une réponse. Quelle que soit votre préférence, indiquez clairement vos paramètres tels que la taille de la police, le nombre de pages et l'inclusion de brochures de l'entreprise. N'oubliez pas que vous devez lire ces réponses. Vous devez donc vous assurer que le CMR n'utilise pas une police de caractères difficile à lire ou qu'il n'a pas une réponse de 100 pages alors que vous ne voulez en lire que 20.

Quelles sont vos politiques de relocalisation ?

Fournissez toutes vos politiques de réinstallation ou un résumé détaillé afin que les soumissionnaires potentiels sachent exactement ce dont vous avez besoin et puissent soumettre une proposition plus précise. Certains PMR peuvent même suggérer des changements de politique qui répondront mieux à vos besoins et à votre budget sans nuire à la transition de l'employé.

Avez-vous une méthode de tarification préférée ?

La plupart des PMR et des entreprises se concentrent sur des modèles de type "cost-plus", dans lesquels votre entreprise paie le coût du service plus des frais fixes. D'autres PMR et entreprises préfèrent un modèle à prix fixe dans lequel votre entreprise paie un montant forfaitaire. Chaque option est viable tant que vous savez exactement quels services sont inclus.

Quelle est la structure de votre commission d'orientation ?

Votre entreprise peut conserver la commission de recommandation de votre courtier interne simplement parce que vous l'avez toujours fait. Saviez-vous que vous pouvez réduire les coûts globaux en permettant à votre CMR de s'occuper des transactions pour vous et de conserver la commission de recommandation ? Selon le nombre de déménagements que votre entreprise effectue chaque année, ce simple changement pourrait vous permettre de réaliser des économies importantes.

Quel est votre volume annuel ?

Lorsque vous répondez à cette question dans votre demande de propositions, indiquez le nombre de ventes de maisons par an, le nombre de locataires que vous relogez, si vous relogez principalement à l'étranger ou aux États-Unis, et toute autre information pertinente. Un profil de transition clair donne lieu à une offre plus précise.

Quel type d'avantages liés à la vente à domicile votre entreprise offre-t-elle ?

 Proposez-vous des options de valeur d'achat, des options de valeur estimée, des options de valeur modifiée, des rachats garantis, des remboursements directs ou une assistance marketing uniquement ? Dans l'affirmative, combien de ces options offrez-vous habituellement au cours d'une année donnée ? Ces informations indiquent au PCGR les domaines et les processus sur lesquels il doit se concentrer dans sa réponse, et lui fournissent la structure de prix la plus précise. Un CMR expérimenté vous aidera également à évaluer chaque méthode et à déterminer celle qui est la plus avantageuse pour votre entreprise.

Quels sont vos défis en matière de relocalisation ?

Les PMR connaissent bien la myriade de défis qui se posent lors de la réinstallation d'employés. En leur faisant part de vos difficultés dans votre appel d'offres, vous leur donnez l'occasion de suggérer des solutions qui améliorent le processus pour vous et vos employés.

Quels sont vos lieux historiques ?

Le fait d'énumérer vos principaux lieux de départ et de destination permet au CMR de rechercher des rabais de volume, surtout si vous déménagez fréquemment au même endroit. De plus, le CMR pourra vous faire part de ses connaissances et de sa familiarité avec les lieux que vous indiquez et fournir à votre entreprise une liste de fournisseurs hautement recommandés pour les services dans cette région.

Quel est le prix de vente moyen d'une maison ?

Cette information est particulièrement importante si vous vous adressez davantage aux propriétaires qu'aux locataires. Le fait de connaître le prix de vente moyen d'une maison aide le PCR à déterminer une structure de frais pour votre programme de vente de maisons. De plus, le fait de fournir le prix d'achat moyen d'une maison donne au CMR une bonne idée du type de maison que vous souhaitez trouver pour votre employé.

Bien que l'inclusion de tous ces points dans votre demande de propositions ne garantisse pas un processus d'appel d'offres totalement fluide, elle rendra les réponses plus uniformes, réduira le nombre de questions de la part des PMR qui répondent et vous assurera que vous comparez des devis similaires.