Six conseils pour la réinstallation des employés qui attirent et retiennent les talents

Les déménagements d'employés ou même les affectations temporaires dans un nouveau lieu peuvent être compliqués et stressants pour vos employés. Vous ne faites pas que déplacer vos employés d'un endroit à un autre, vous les déracinez de leur communauté, de leurs amis, de leur famille élargie et de tout ce qui leur est familier. Vous déplacez également leur conjoint, leurs enfants et leurs animaux domestiques. En tant qu'employeur, vous avez une énorme responsabilité lorsque vous transférez un employé et sa famille dans une nouvelle ville, un nouvel État ou même un nouveau pays. Il est très important que l'expérience du déménagement de l'employé soit aussi peu stressante que possible. Les déménagements d'employés gérés correctement aideront votre organisation à attirer et à retenir les meilleurs talents.

1. Tenir compte de la santé émotionnelle et mentale des employés : Répondez à leurs besoins

Si la relocalisation n'est pas bien gérée, l'employeur risque de perdre l'employé au profit d'une autre entreprise, dans laquelle votre société a peut-être déjà investi du temps et de l'argent. Si vous voulez attirer et retenir les meilleurs talents, et si vous considérez vos employés comme l'un de vos actifs les plus précieux, n'oubliez pas de ne pas vous limiter aux coûts et à la logistique de la relocalisation. Prendre soin de la santé émotionnelle d'un employé sera payant pour les années à venir. Votre politique de relocalisation répond-elle aux besoins de vos employés ? Une politique adéquate permet de réduire le stress des employés transférés afin qu'ils puissent se concentrer sur leur travail dans leur nouveau lieu de travail.

Faites :

• Donnez aux employés le temps de s'assimiler dans leur nouveau lieu de travail. De nombreuses organisations accordent aux employés deux ou trois jours de congé payés.
• Fournir un soutien aux familles des personnes transférées (aide aux conjoints, cours de langue).
• Recueillir les réactions des employés après la relocalisation pour prendre les décisions stratégiques futures(WHR Global envoie une enquête un an après la relocalisation).
• Demandez à votre société de gestion de la relocalisation (RMC) de vous aider à gérer la logistique, y compris les visas, l'expédition, les frais de douane et le dédouanement, le transport, les questions juridiques, etc.

Le stress lié au déménagement peut avoir un impact sur la santé mentale d'un employé et, par conséquent, sur son engagement envers son employeur. Les personnes transférées et leur famille peuvent être confrontées à une multitude de conséquences émotionnelles et mentales potentielles d'une relocalisation. Selon un article paru dans Employee Benefit News, "lorsqu'il s'agit de la réinstallation d'un employé, la plupart des organisations se concentrent sur les détails, en pensant stratégiquement aux coûts associés au déménagement et à l'option la plus abordable pour transporter leurs employés du point A au point B. C'est logique d'un point de vue commercial, mais ce n'est pas la façon de réussir une réinstallation. Les employeurs doivent se rappeler qu'ils déplacent des personnes, pas seulement des cartons. Chaque fois que vous avez affaire à des personnes, vous devez adopter une approche centrée sur l'humain. Pendant que vous les aidez à transporter leurs biens d'un endroit à l'autre, ils doivent changer d'assurance, de permis de conduire et d'adresse. S'ils ont une famille, ils doivent inscrire leurs enfants dans de nouvelles écoles, trouver des médecins et un nouvel emploi pour leur conjoint ou partenaire. En outre, il se peut qu'il doive faire face à des émotions négatives de la part de sa famille, mécontente du déménagement. Tout cela peut influencer la façon dont votre employé se sent dans son nouveau poste et comment il s'assimile à son nouveau rôle."

Soyez vigilant :

• Si un ou plusieurs membres de la famille sont mécontents du déménagement et ont du mal à s'installer, le stress peut également affecter l'employé. L'employé peut se sentir distrait, désengagé ou malheureux, et il peut même envisager de quitter son nouveau poste et de retourner dans sa région d'origine. Déraciner la vie d'une famille entière et s'acclimater à une nouvelle communauté peut être stressant.
• Si un employé se désengage, sa productivité pourrait diminuer. L'employé muté peut s'inquiéter de savoir si son nouvel emploi lui conviendra. L'attitude d'un employé fatigué, désengagé ou distrait peut être ressentie par les autres membres de l'équipe et affecter la dynamique de l'équipe.
• Le stress de l'employé lié au déménagement peut également inclure des préoccupations concernant la carrière du partenaire, l'éducation des enfants, l'apprentissage de nouvelles langues, les différences culturelles, la vente de leur ancienne maison, le départ de leurs anciens collègues, ou des préoccupations concernant le marché immobilier ou le taux de criminalité de la nouvelle destination.

Faites :

Assurez-vous d'avoir une politique de relocalisation qui inclut toutes les aides potentielles. La liste suivante ne comprend que quelques-uns des avantages possibles à prendre en compte :

• Raccordements aux services publics
• Aide à l'éducation
• Visites de sites / Orientation de la zone
• Stockage temporaire
• Soutien aux familles
• Soutien continu des affectations
• Services de destination
• Logement temporaire
• Informations sur le permis de conduire et l'enregistrement
• Aide à la carrière des conjoints/partenaires

2. Comparer la politique de relocalisation à celle de la concurrence

Avec un peu de chance, votre politique de relocalisation fait déjà partie de votre stratégie de rémunération globale et de gestion des talents. En comparant votre politique à celle d'autres entreprises, vous resterez compétitif dans la guerre des talents. Assurez-vous que votre politique offre un choix d'offres, car les politiques de relocalisation sont intégrées aux offres d'emploi. Si vous ne vous comparez pas à vos concurrents, vous ne saurez pas si vos offres sont bonnes ou non. Sont-elles inférieures à ce que tous les autres proposent ? Si vous recrutez des scientifiques, par exemple, et que le talent est très spécifique et difficile à trouver, vous devez vous assurer que vous êtes compétitif en termes de salaire, d'avantages sociaux et de politique de relocalisation. Une politique adéquate aidera votre entreprise à conserver ses employés actuels et à attirer les meilleurs candidats potentiels. Une politique de relocalisation insuffisante pourrait avoir un impact négatif sur votre taux de recrutement et de rétention. 

En même temps, l'analyse comparative vous permettra de vous assurer que vous ne donnez pas trop d'avantages alors qu'aucun de vos concurrents ne le fait. L'analyse comparative de votre politique par rapport à d'autres montre que vous êtes en phase avec le secteur. Peut-être offrez-vous des avantages inutiles et leur suppression pourrait vous permettre de réaliser des économies. Il est également important d'examiner votre secteur et les autres secteurs avec lesquels vous êtes en concurrence pour attirer les talents.

3. Compenser les différences de coût de la vie

Certains de vos employés peuvent déménager dans une région où le coût de la vie est moins élevé et d'autres dans une destination où il est beaucoup plus élevé. Si le coût de la vie est plus élevé, offrez une indemnité de coût de la vie à durée limitée pour combler le fossé financier. Les options de paiement peuvent être mensuelles, trimestrielles, annuelles ou une somme forfaitaire unique. Fixez une date de fin pour cet avantage et décidez si l'avantage diminuera lentement ou s'effilera. Il est préférable de n'offrir cet avantage qu'aux employés qui déménagent vers des destinations où le coût de la vie est plus élevé ; si votre employé déménage d'une région où le coût de la vie est élevé à une autre, envisagez de ne pas offrir cet avantage. Souvent, les employeurs fixent un seuil (généralement un pourcentage) pour cet avantage. D'autres employeurs identifient des zones spécifiques et n'offrent l'avantage qu'aux employés qui déménagent dans des lieux prédéterminés tels que Boston, Chicago, New York, San Francisco, Genève, Paris, Londres, Singapour et Shanghai, par exemple.

4. Révisez votre politique de réinstallation

Revoyez votre politique de relocalisation des employés chaque année ou tous les deux ans, au plus tard. C'est l'occasion de faire une pause et d'examiner les réponses aux enquêtes menées auprès des employés, et de confirmer tout changement dans la culture de votre entreprise, les principes directeurs, les valeurs fondamentales, la stratégie en matière de talents, le secteur et la concurrence. Assurez-vous que vous allouez la bonne somme d'argent aux personnes transférées et aux besoins de l'organisation. Il est également important que vous ne payiez pas pour des avantages inutiles ou dépassés. Enfin, revoyez l'objectif de votre programme de réinstallation. C'est le moment de vous assurer que votre politique est en accord avec vos principales parties prenantes (équipes d'acquisition de talents, équipes de recrutement et partenaires commerciaux RH).

En résumé, il existe de nombreux avantages que vous devrez envisager d'inclure dans votre politique de relocalisation (liste non exhaustive) :

• Perte sur la vente
• Aide à la location/rupture de bail
• Services à destination (logement temporaire, voyages de recherche de logement, frais de clôture à destination, services à destination des locataires)
• Déplacement d'articles ménagers (expédition de véhicules ; entreposage temporaire)
• Exceptions à la politique

5. Compenser les employés pour leurs charges fiscales

Assistance fiscale et péréquation fiscale

Si vous êtes en concurrence pour attirer les talents et que vos concurrents compensent les charges fiscales et que vous ne le faites pas, vous pourriez perdre dans la guerre des talents. En offrant des avantages fiscaux, vous pouvez lever certaines objections que vous pourriez recevoir de la part de vos employés actuels ou futurs concernant la relocalisation ou l'affectation. Rappelez-vous, en décembre 2017, le gouvernement américain a adopté une loi qui a directement impacté les contribuables. En vertu de la loi de 2017, connue sous le nom de Tax Cuts and Jobs Act (TCJA), les contribuables ne peuvent pas demander certaines déductions, notamment les frais de déménagement liés à l'emploi.

Faites :

Fournir une assistance fiscale

Cela permet d'alléger une partie de la charge fiscale sur une partie du revenu de l'employé. Également appelée majoration, il s'agit de l'argent supplémentaire qu'un employeur verse à son employé pour compenser tout impôt supplémentaire sur le revenu que l'employé devrait payer à l'IRS lorsqu'il reçoit un avantage en espèces fourni par l'entreprise, comme les frais de réinstallation.

Avantages de l'assistance fiscale

• Aide votre programme de relocalisation à rester compétitif
• Améliorer la rétention et l'attraction des employés
• Allège une partie de la charge fiscale de l'employé.
• Réduit le stress des employés, ce qui permet à la personne transférée de se concentrer plus rapidement sur son nouveau rôle.

Faites :

Assurer la péréquation fiscale

La péréquation fiscale neutralise l'obligation fiscale d'un cessionnaire associée à une affectation internationale. Cette approche de compensation signifie que le cessionnaire paie approximativement les mêmes impôts que s'il était resté dans son pays d'origine. En d'autres termes, le bénéficiaire ne paie pas plus ou moins s'il n'avait pas quitté son pays d'origine, quelle que soit la charge fiscale réelle dans le pays d'origine et le pays d'accueil. Le WHR estime que 95 % de tous les programmes de mobilité mondiale offrent une assistance fiscale.

Avantages de la péréquation fiscale

• Diminue le stress de l'expatrié et lui permet de se concentrer plus rapidement sur son nouveau rôle. Moins un employé ressent de stress économique, plus il peut se concentrer sur le développement personnel et professionnel d'une opportunité internationale.
• Améliore les efforts de rétention et de recrutement des employés puisque le cessionnaire n'aurait pas de raison fiscale de refuser une affectation à l'étranger, d'être transféré d'un pays étranger à un autre ou d'être rapatrié.
• Limite la charge fiscale. Maintenir une base d'imposition comparable dans le pays d'origine pour le cessionnaire lors d'une affectation à l'étranger. Cela signifie que le gain ou la perte fiscale du cessionnaire est minimisé et égalisé autant que possible et reste le même si le cessionnaire était resté dans son pays d'origine.
• Facilite la citoyenneté d'entreprise positive pour la conformité fiscale dans chaque lieu où l'entreprise opère et élimine le risque de non-conformité aux lois locales, aux réglementations fiscales et aux contrôles des taux de change.

6. Engagez une société de gestion de la relocalisation (RMC) professionnelle qui fournit une assistance dédiée à vous et à vos employés 24 heures sur 24, 7 jours sur 7 et 365 jours par an.

Le déménagement est considéré comme l'un des événements les plus stressants de la vie d'une personne. Si l'on ajoute à cela le fait de traverser des frontières internationales, de s'occuper de son conjoint et de ses enfants, le stress peut être encore plus grand. La bonne société de gestion de la relocalisation ( RMC) s'associera à votre organisation pour rédiger, mettre en œuvre et gérer un programme de relocalisation internationale qui répond aux objectifs de votre entreprise et vous aide à attirer et à retenir les talents dont vous avez besoin pour réussir.